Het registreren van contactgegevens tijdrovend? Bar Ramona (Amsterdam) heeft dit proces in drie simpele stappen gedigitaliseerd. Het voorkomt een opstopping bij de deur en is ook nog hygiënisch.
“Door gebruik te maken van een QR-code zijn we geen tijd kwijt aan de registratie en kunnen we ons focussen op onze gasten.” - Sjoerd Bartlema, Bar Ramona (3WO)
1. Maak een Google Form om te registreren
Bar Ramona gebruikt een Google Form waar gasten hun contactgegevens digitaal achter kunnen laten (zie afbeelding hieronder). De contactgegevens die gasten achterlaten kunnen in een handomdraai geëxporteerd worden uit Google.
NB: Zonder Google-account is het helaas niet mogelijk om een Google Form aan te maken. Hier maak je een Google-account aan.
De Google Form van Bar Ramona
2. Link een QR-code aan de Google Form
Met een QR-code kun je gasten makkelijk naar de Google Form leiden. Gasten scannen met hun telefoon de QR-code die gelinkt is aan de Google Form en vullen vervolgens (vrijwillig) hun contactgegevens in. Nog nooit een QR-code gemaakt? Geen probleem. Een QR-code is zo gemaakt en er zijn veel (kosteloze) websites om een QR-code te genereren. Een aantal voorbeelden zijn bijvoorbeeld:
Voeg de link van je eigen Google Form aan de QR-code toe en check altijd of de QR-code werkt.
3. Stel de QR-code beschikbaar voor je gasten
Als de Google Form en QR-code aangemaakt zijn hoeven deze alleen nog bij je gasten terecht te komen. Plak de QR-code ergens bij de entree, op je tafels of geef gasten een kaartje met de QR-code.
Voorbeeld van het formulier met QR-code van Bar Ramona. (Dit is niet de echte QR-code van Ramona)
Dataverzameling
Gasten laten hun contactgegevens achter, maar wat nu? De data kun je inzien in Google Sheets. Iedere regel is een ingevuld formulier en alle gasten van een formulier staan horizontaal naast elkaar. Dit betekent dat iedere regel telt als één tafel.
NB: De gastdata die je voor de registratieplicht verzameld mag niet voor marketingdoeleinden gebruikt worden en je mag deze maximaal 14 dagen bewaren. Daarna moet je deze verwijderen.